Como Elaborar un Manual

Saludos a toda la comunidad en steemit que me lee, en esta oportunidad les traigo un post sobre la definición, los objetivos, los tipos, el contenido, y las fases para la elaboración de un manual. El objetivo fundamental consiste en señalar las bases para la elaboración de manuales, esto ayuda a las funciones de dirección, coordinación y evaluación administrativa a través de la sistematización de las actividades, la identificación de los procesos y la definición del método para efectuarlas. Es conveniente la elaboración del presente post, para que sirva de guía con el objeto de brindar la orientación necesaria para elaborar los manuales.

Imagen Referencia By http://www.grupoalbe.com/curso-de-elaboracion-de-manuales-de-politicas-y-procedimientos/

Uno de los propósitos fundamentales de un técnico en seguridad, es la revisión y constante actualización de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las empresas para garantizar la seguridad de todos. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan esta idea y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

Definición de manual

Es un instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.

Es aquel documento que contendrá la descripción de las actividades que deben ser observadas en la realización de las funciones de una unidad administrativa o varias de ellas. En él se incluyen los puestos y unidades administrativas con sus correspondientes participaciones y responsabilidades y también todos aquellos recursos, informaciones y elementos necesarios que contribuyen al funcionamiento de excelencia de una empresa.

Objetivos de un manual

a) Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades indicadas en el procedimiento.
b) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
c) Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
d) Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.
e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
f) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de las funciones.
g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Tipos de manuales

Manual de Organización:

Contiene información detallada de la Organización tales como: antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura, funciones, entre otros.

Manual de Normas y Procedimientos:

Define en forma detallada, lógica y secuencial los pasos a seguir para la realización de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explícita la unidad administrativa y el responsable de la ejecución de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de Control Interno.

Manual Específico de Operación:

Utilizado para describir de manera particular y detallada los procedimientos de las Comisiones, Comités, etc. Igualmente sirve para la elaboración de manuales técnicos y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comités se debe incluir su organización, normas y políticas que las rigen.

Estructura de los manuales

Manual de organización
• Portada
• Índice
• Introducción
• Antecedentes de la organización
• Bases legales
• Objetivos
• Estructura de la organización
• Misión
• Visión
• Valores de la organización
• Organigrama
• Objetivo de cada unidad
• Funciones y atribuciones

Manual de Normas y procedimientos

• Portada
• Firmas de revisión y aprobación
• Página de actualizaciones
• Índice
• Introducción
• Bases legales
• Alcance
• Objetivos
• Normas
• Procedimientos
• Formularios e instructivos
• Glosario
• Flujograma
• Anexos

Manual especifico de operación
• Portada
• Índice
• Introducción
• Bases legales
• Objetivos
• Estructura de la organización
• Atribuciones
• Funciones
• Organigrama
• Alcance
• Normas
• Procedimientos
• Formularios e instructivos
• Glosario
• Flujograma
• Anexos

Fases de la elaboración de un manual.

1. Planificación del Trabajo.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.

También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.

1. Búsqueda de la Información.

Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:

Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.

Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

1. Análisis de la Información.

Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

¿Qué trabajo o actividad se hace?

¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?

¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?

¿Para qué se realiza el trabajo?

¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?

¿Cuándo o en qué momento se hace?

¿Por qué se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.

1. Elaboración del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual, para ello se debe considerar:

La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo

La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.

El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

1. Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

1. Autorización del Manual.

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

1. Difusión y distribución del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

1. Revisión y Actualización del Manual.

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

Importante!

Es de suma relevancia para la seguridad la elaboración de manuales, los cuales son las guías básicas para realizar cada una de las actividades que se llevan a cabo en cualquier organización. Ahora bien, la importancia de los manuales viene implícita en el contenido, ya que al ser documentos de consulta para todos los empleados, conocen desde el principio, tanto los quehaceres de cada uno, como lo que no se debe hacer en la organización. Recordemos que es una herramienta de consulta, donde la información puede modificarse de acuerdo al crecimiento y a las nuevas maneras de operación, así como los cambios que se susciten en las unidades.

También es importante informar cada vez que existan cambios en los manuales, no sólo en el de Operaciones, sino en todos los demás. Por último recomendamos ampliamente considerar que los manuales tienen que ser prácticos y no estén simplemente abandonados en los archivos, es preciso poner en funcionamiento todos los conocimientos transmitidos y recopilados dentro de estos documentos para asegurar la seguridad de todos y cada uno de los integrantes de la organización.

imagen Referencia by http://noticias.universia.net.co/educacion/noticia/2016/10/04/1144225/como-escribir-agradecimientos-tesis-grado.html

Gracias por Leerme, hasta el próximo post. Nos Leemos

Raosubterraneo