La Planificación y la labor Relacionística

Las Relaciones Públicas no son un proceso que se lleva a cabo de forma deliberada o improvisada, por el contrario su ejercicio demanda que su accionar sea previamente programado. Por consiguiente, es necesario que todo plan de Relaciones Públicas sea la guía y posterior control de la labor Relacionística, el cual sustenta, orienta y rige su conducir para posteriormente constituir la base para el control y análisis de los resultados obtenidos.
Realizar una investigación adecuada dentro de una organización nos permitirá planificar e idear el programa de Relaciones Públicas de manera más idónea y eficiente para afrontar la situación presente en la misma. Así pues, el plan de Relaciones Públicas sus características y la forma de desarrollarlo van a depender no sólo de la situación diagnosticada sino del tipo de organización en el cual se suscita ese problema así como de los recursos y herramientas con los que cuenta la misma para subsanarla.
Los programas de Relaciones Públicas planificados no deben verse como un proceso exento a modificaciones o alteraciones, los mismos no pueden ser rígidos e inquebrantables ya que en la labor Relacionística están inmersos una serie de factores o elementos no tangibles ni controlables que pueden sufrir alteraciones producto de los cambios sociales y económicos presentes en el día a día.
Como ya se mencionó, la planificación constituye el proceso posterior a la investigación y ocurre por la necesidad imperante en las Relaciones Públicas de idear ¿qué hay que hacer?, ¿cómo hacerlo? y ¿con qué orden? para lograr el cumplimiento de los objetivos de la organización. Por ende, la planificación define la dirección o el norte de la organización ya que en esta etapa se define dónde se quiere llegar (objetivos de la organización) y los pasos a seguir para llegar hasta allí (estrategias a emplear).
Gracias a la planificación se deslastran totalmente de la labor Relacionística los actos improvisados, así como la repetición equivocada de las actividades habituales o rutinarias, a través de la ejecución de un plan de Relaciones Públicas eficaz las mismas resultan más útiles para la organización donde son consideradas para contribuir en que la misma se ubique y mantenga en los más altos niveles de calidad y con una opinión pública favorable de todos sus públicos.
El proceso de planificación es un proceso reflexivo donde se consideran diversos factores, entre ellos el problema o la situación diagnosticada que requiere de atención, a través de la planificación pensamos de forma táctica y estratégica en ¿qué es lo que se puede hacer? y también en el proceso de control o medición de los resultados obtenidos para su posterior análisis.

Entonces, los elementos a considerar para diseñar un plan de Relaciones Públicas son los siguientes:

1. Una Situación ( no un problema): para que exista la necesidad dentro de una organización de aplicar un programa de Relaciones Publicas debe existir una situación a ser abordada. Sin tener clara cual es la situación que aqueja en determinado momento a la organización no se pueden tener claros los objetivos que se quieren lograr y por tanto tampoco el camino a seguir para conseguir este logro.
2. Los Objetivos: consiste en determinar que se quiere lograr con el programa de Relaciones Públicas y recordando un poco el dicho: “el fin justifica los medios” resulta válida la comparación siguiente: los objetivos constituyen el fin, los logros que se quieren obtener más no los mecanismos o el modo para llegar a ese fin, el fin y los medios son elementos distintos que a su vez que se vinculan. Estos objetivos de la planificación no pueden estar divorciados de los objetivos macro de la organización donde es aplicada sino estaríamos labrando en un terreno infértil.
3. El Público: dentro del proceso de planificación se debe determinar el público objetivo, es decir, los planes de Relaciones Públicas deben estar dirigidos a públicos específicos o definidos. Esto ayudará al Relacionista a determinar cuál es su radio de acción.
4. La Estrategia: ofrece las líneas o las directrices a seguir en el programa y describe cómo se va a trabajar en el logro del objetivo. Y va a depender tanto de los objetivos como del público seleccionado.
5. Las Tácticas: van a depender de las circunstancias en las cuales se ejecutará el plan de Relaciones Públicas, y tienen que ver directamente con las iniciativas puntuales a través de las cuales se tratan las situaciones y los problemas y cómo se esquivan la serie de impedimentos que se puede suscitar en un momento dado.
6. El Tiempo: debe estar determinado el periodo de tiempo de ejecución del plan de Relaciones Públicas, o lo que es lo mismo el tiempo del que se dispone para llevar a cabo la planificación dentro de la organización de manera lo más precisa posible, es común que el Relacionista como asesor de la organización deba solventar una situación en un periodo preestablecido por las autoridades de la misma, es decir, en un tiempo determinado.
7. El Presupuesto: saber con que recursos cuenta así como con cuánto tiempo le permitirá al Relacionista saber que planificar y que no dentro de la organización. Desde el punto de vista del directivo de la empresa al momento de presentarle un programa de Relaciones Públicas una de sus primeras preguntas será ¿qué gasto le ocasionará la ejecución de ese plan? Queda en manos del profesional persuadirlo y convencerlo de los beneficios que le traerá a la organización la ejecución de su propuesta.
8. La Evaluación: este elemento final nos permite cotejar cuáles son los objetivos declarados y cuáles los obtenidos. En caso de que se requiera y cuando ambos nos correspondan se debe hacer una revisión del proceso y replantearse los elementos que sean necesarios para el logro exitoso de los objetivos propuestos.

Desde cualquier punto de vista y en cualquier ámbito de nuestras vidas la planificación ofrece un sin fin de beneficios, como proceso nos permite subir uno a uno los escalones que nos conducirán al posterior logro de nuestras metas u objetivos, acá sólo por mencionar uno, se abordó desde el campo de las Relaciones Públicas del cual continuaré escribiendo en próximas ocasiones.