Aqui estão os sinais reveladores de que é hora de procurar uma nova solução de gerenciamento de trabalho.

Ryan Morse - Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)

Empregados e executivos muitas vezes lutam para lidar com uma abundância de ferramentas destinadas a facilitar uma melhor colaboração e gerenciamento de trabalho on-line. Mesmo com múltiplas ferramentas no lugar, nada parece estar no lugar certo e as ferramentas (por exemplo, e-mail, bate-papo online, compartilhamento de arquivos) nem sempre funcionam bem juntas. Como resultado, muitos funcionários desistimos e padrão para a ferramenta com a qual eles estão mais familiarizados: e-mail.

Além disso, o caos criado por muitas ferramentas de colaboração impõe um imposto sobre a produtividade. Trazer ordem para esse caos é possível procurando a nuvem. Uma solução de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem fornece um único espaço de trabalho que agiliza e centraliza a colaboração com ferramentas intuitivas e flexíveis para usuários, internos e externos.

Sua organização está pronta para lidar com o gerenciamento de trabalho de uma maneira nova? Há sinais reveladores de que é hora de você olhar para uma nova solução, a mais visível pode ser a frustração dos funcionários e o tempo desperdiçado. Mas também há casos sólidos de uso comercial:

• Equipes que precisam trabalhar juntas em mudanças contínuas de dados, documentos e planos;

• Projetos que precisam de planejamento e gerenciamento contínuos, mas sem restrições de metodologias formais;

• Atividade de trabalho que precisa de um local central e consistente para compartilhar informações e comunicações atualizadas, inclusive para fins de arquivo;

• A necessidade de colaborar externamente, mas com maior segurança do que é possível com o e-mail.

Qual pode ser o sinal mais claro de todos: quando alguns funcionários e equipes já possuem suas próprias assinaturas para ferramentas de gerenciamento de trabalho baseadas em nuvem, sem autorização ou suporte técnico de TI.

Por que não é o email?

Alguns usuários podem querer ficar com o e-mail, argumentando que todos o têm e sabem como usá-lo. Mas o e-mail vem com desafios significativos, incluindo o gerenciamento do enorme volume de mensagens que dificultam a classificação, pesquisa ou busca comunicações relevantes ao longo do tempo. Além disso, o email não é uma boa ferramenta para gerenciar o trabalho compartilhado em documentos, conversação de threads ou troca de informações com segurança.

Mover-se para uma ferramenta em nuvem pode melhorar a segurança para colaboração, especialmente com usuários externos, clientes e parceiros externos. A ferramenta deve permitir que ele restrinja o acesso ao conteúdo através de listas brancas de usuários e forneça controles granulares sobre o que os usuários individuais podem visualizar e mudar.

Para alguns usuários, o e-mail pode continuar sendo sua ferramenta preferida. Mas é mais provável que ele se torne uma opção alternativa, pois os funcionários descobrem os benefícios de facilidade, segurança e produtividade de uma solução de gerenciamento de trabalho de nível empresarial completo.

Como fazer com que os usuários se movam para além do email

Ferramentas que fornecem uma colaboração transparente e um contexto compartilhado encorajarão as pessoas a se afastarem do e-mail. No entanto, as soluções que oferecem apenas unidades em nuvem são baseadas em uma estrutura de pastas, por isso é difícil para os usuários criarem contexto em torno desse conteúdo para torná-lo significativo e fácil de encontrar.

Uma ferramenta de gerenciamento de trabalho completa oferece uma maneira melhor de organizar e compartilhar o espectro de tipos de informações, incluindo imagens e conjuntos de dados ricos. Uma solução baseada em nuvem torna mais fácil a visualização do contexto porque ele reúne conteúdo de várias unidades, equipes e fontes em um só lugar, para uma visão centralizada.

Substituindo Caos com Claridade

Compreenda que, mesmo quando a sua organização escolher uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, talvez seja necessário viver com um caos constante por um tempo enquanto os usuários exploram a nova solução. A recompensa por esta paciência: uma vez que os funcionários façam a mudança para a colaboração em nuvem, sua organização não mais incorrerá no imposto de alta produtividade no compartilhamento de e-mails e, em vez disso, ganhará ganhos de produtividade.