En la entrada anterior hablé sobre la definición del objetivo de un proyecto y lo importante que es hacerlo correctamente. En esta ocasión veremos los errores más comunes que se cometen al momento de definir el objetivo de un proyecto, junto con algunas sugerencias para detectar dichos errores y corregirlos.

El objetivo no es SMART

Si usted leyó mi entrada anterior, ya debe imaginar en qué consiste este error. El objetivo del proyecto debe estar redactado y estructurado de forma que cumpla con las 5 características de la premisa SMART (Específico, Medible, Ambicioso, Realista y Definido en el tiempo). En esa misma entrada mencione varios ejemplos de objetivos mal definidos que no cumplían con la premisa SMART: ambiguos, demasiado ambiciosos, basados en elementos cualitativos no medibles, etc.

Lo mínimo que debe de cumplir un objetivo de proyecto es esta premisa. La redacción del objetivo debe ser lo suficientemente breve y concisa para que el objetivo sea específico, pero no tanto como para que se omitan los otros elementos de la premisa SMART. Si se tiene especial cuidado en redactar el objetivo del proyecto (en conjunto con sus metas) de forma que sea SMART, es muy probable que se logre un objetivo bien planteado y redactado; sin embargo, aún cuando el objetivo sea SMART, pueden existir otros errores menos evidentes en su definición.

Muchos objetivos

En ocasiones, es posible que se definan varios objetivos (más de uno) para un mismo proyecto. Lo recomendable es que solo exista un único objetivo para el proyecto. Es válido que un proyecto tenga más de un objetivo, pero siempre debe buscarse que sean muy pocos (dos o tres, como máximo) y, además, dichos objetivos deben estar fuertemente relacionados entre sí. Si el proyecto tiene tres o cuatro objetivos que, además, no tienen relación entre sí, el resultado será que los miembros del equipo del proyecto trabajarán sin enfoque, distribuyendo su esfuerzo entre los diferentes objetivos, sin cumplir en su totalidad con alguno de los objetivos en particular. Incluso podría suceder que los objetivos sean contradictorios y se contrapongan entre ellos.

Si su proyecto tiene varios objetivos, revíselos para identificar si tienen una fuerte relación entre ellos. De no ser así, piense sí sería más conveniente dividir el proyecto en dos o más proyectos de menor tamaño, cada uno con su objetivo correspondiente; esto generalmente es mejor que tener un proyecto grande con muchos objetivos dispares.

Confundir entre el objetivo del proyecto y su alcance

Otro error común consiste en definir un objetivo de proyecto que no expresa lo que se quiere lograr, sino que menciona lo que se va a construir en el proyecto. En otras palabras, el objetivo describe al entregable principal del proyecto en lugar de mencionar los beneficios que se buscan obtener con su realización. Por ejemplo:

“El objetivo del proyecto es construir un sistema de información que permita el manejo eficiente de las cuentas contables.”

Aquí se aprecia claramente que el objetivo describe al entregable que se va a construir (el sistema de información) en lugar de mencionar la razón por la que se quiere elaborar ese sistema de información. Ahora bien, el objetivo indica que el sistema permitirá un manejo eficiente de las cuentas contables, por lo que se puede deducir que el beneficio del sistema de información está relacionado con una mejora de la eficiencia de ese proceso, pero eso se está suponiendo porque el objetivo no lo menciona con claridad. Lo correcto es que la redacción del objetivo no deje lugar a dudas y que explique correctamente cuál es el beneficio que se busca lograr con el proyecto.

La forma más sencilla de detectar y corregir este error es la siguiente: analice si el objetivo responde a la pregunta “¿qué se va a construir?”, en lugar de la pregunta “¿qué queremos lograr?” . Si el objetivo definido responde a la primera pregunta, es necesario repensarlo y revisar su redacción para que responda más bien a la segunda.

El objetivo detalla la manera en que se realizará el proyecto

Este sutil error comúnmente ocurre cuando se intenta corregir el error anterior y, al hacerlo, se cambia el orden de las oraciones que componen el objetivo, pero sin cambiar de fondo su significado. También ocurre cuando se crea un proyecto a partir de una solución preconcebida que existe en la cabeza de un tomador de decisión de alto nivel, en lugar de proponerlo para resolver una problemática existente.

Veamos un ejemplo. Supongamos que queremos corregir el objetivo mencionado en el error anterior; la redacción “corregida” podría quedar de la siguiente manera:

“El objetivo del proyecto es mejorar la eficiencia de los procesos contables, a través del desarrollo e implantación de un sistema de información.”

Hasta aquí, el objetivo luce bien: describe lo que se quiere lograr (la mejora de eficiencia en los procesos contables) en términos de beneficios y no de entregables. Por supuesto, falta agregar las metas necesarias para que el objetivo sea SMART, pero tenemos un buen comienzo. ¿Cuál es el problema aquí?

El problema es que este objetivo no solo dice qué es lo que se busca lograr, sino que también indica la manera en que se va a lograr (en este caso particular, a través de un sistema de información). No debemos olvidar que el objetivo del proyecto se define durante la etapa de iniciación; en esta etapa, lo importante es plantear lo que el proyecto busca y no cómo lo va a lograr; el “cómo” se definirá posteriormente, en la etapa de planificación, cuando los expertos se integren al proyecto.

En este ejemplo se busca mejorar la eficiencia de los procesos contables. ¿Cómo lo vamos a hacer?, bueno, esa es una decisión que deben tomar los expertos. En esta etapa del proyecto, en donde se establecen las definiciones iniciales, probablemente no contamos aún con los expertos que puedan definir la solución particular a la problemática del proyecto. Pero incluso si contamos con dichos expertos, las acciones específicas de la solución podrían cambiar, dependiendo de lo que se analice durante la planificación del proyecto. Si el objetivo describe, desde el principio, la forma en que se resolverá el problema, lo que estamos haciendo es encaminar desde antes la solución al problema, sin permitirle a los expertos que busquen la mejor opción. ¿Quién nos asegura que la mejor forma de eficientar los procesos contables es a través del desarrollo de un sistema de información? ¿Y si podemos mejorar la eficiencia rediseñando el proceso operativo? ¡Quizás el sistema de información ni siquiera es necesario!

Para evitar y corregir este error, revise si el objetivo del proyecto pretende indicar la manera en que se resolverá el problema. En particular, vea si se menciona un entregable o un resultado específico de la ejecución del proyecto que debería estar más bien en la definición del alcance del proyecto y no en el objetivo.

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Bien, hasta aquí con los errores comunes en la definición de los objetivos de proyectos. En una próxima entrada daré algunas recomendaciones sobre cómo definir y redactar objetivos que tengan solidez y sean los cimientos firmes del proyecto.