Czym właściwie jest zarządzanie projektami?

"Nie ma nic łatwiejszego niż być ciągle zajętym i nie ma nic trudniejszego niż być efektywnym. " - R. Alec. Mackenzie. The time Trap.

Spójrzmy na kilka definicji, które znalazłam:

1. Zarządzanie projektem, zarządzanie projektami jest procesem, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków, posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć narzucone wymagania w określonym terminie i po wyznaczonych kosztach (E. Jędrych, P. Pietras, M. Szczepanczyk, 2012)

2. Zarządzanie projektem – zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Zawiera się w nim między innymi inicjowanie, planowanie (w tym harmonogramowanie, budżetowanie), realizacja i kontrola zadań potrzebnych do osiągnięcia celów projektu (Wikipedia: https://pl.wikipedia.org/wiki/Zarz%C4%85dzanie_projektami).

3. Zarządzanie projektami: „zestaw metod i technik opartych na akceptowanych zasadach zarządzania używanych do planowania, oceny i kontrolowania pożądanych rezultatów” (Robert K. Wysocki i Rudd McGary. Efektywne zarządzanie projektami)

Według mnie jest to umiejętność żonglowania elementami (czas, pieniądze, ludzie) opierającymi się na wykonaniu zadań w terminie ze zmieszczeniem się we wcześniej ustalonym budżecie.

A co to jest projekt? Projekt jest to każde zaplanowane działanie, które posiada cechy takie jak cel projektu, rezultaty projektu (efekt działań projektowych), kryteria i zasady oceny. Można też powiedzieć, że jest to zbiór aktywności, które są ze sobą połączone, dążą do osiągnięcia zdefiniowanego, mierzalnego celu. Mają zaplanowane ramy czasowe oraz budżet.

Moim zdaniem najważniejszym elementem w projekcie jest określenie jego celu. Do tego najlepiej wykorzystać metodę SMART.

S- Specyficzny. Jasno sprecyzowany cel.
M- Mierzalny. Cel musi być możliwy do zmierzenia czy został osiągnięty, np. czy osiągnęliśmy odpowiednią liczbę zakupów naszego produktu.
A- Ambitny. Cel nie może być czynnością rutynową, codzienną.
R- Realny. Jeżeli nasz cel będzie realny do zrealizowania zwiększy to naszą motywację do działania.
T- Terminowy. Należy z góry oszacować termin realizacji.

W zarządzaniu projektami możemy wyróżnić kilka metod ich prowadzenia: PM BOK, PRINCE2, Agile, itp. Metodyki te podkreślają, że każdy projekt jest zorientowany na stworzenie czegoś nowego.
Powyższe wymienione metody to pewnego rodzaju wytyczne, które wspomagają prowadzenie projektu oraz osiągnięcie sukcesu. Przy prowadzeniu projektu powinno się dopasować odpowiednie metody do jego specyfikacji oraz używanie ich w sposób zdroworozsądkowy. Należy pamiętać, że każdy projekt jest inny i wymaga indywidualnego podejścia, co oczywiście nie znaczy, że powinniśmy za każdym razem zapominać o swoim wcześniejszym doświadczeniu, a wręcz przeciwnie powinniśmy jak najwięcej wniosków wyciągać ze wcześniejszych projektów co pomoże nam w przyszłości dobrać odpowiednie metody lub ich elementy do jego poprowadzenia tak aby zakończył się sukcesem.

Wyróżnić można trzy podejścia do zarządzania projektami: tradycyjne/kaskadowe waterfall, zwinne agile oraz ekstremalne.

Podejście tradycyjne to takie gdzie przechodzimy przez pięć faz projektu.

1. Definiowanie - w tej części ustalamy cele projektu za pomocą metody SMART. Odpowiadamy sobie na pytania takie jak: czego dotyczy projekt, jaki ma cel, co trzeba zrobić, aby go osiągnąć, co może nam przeszkodzić w osiągnięciu celu, kiedy będziemy wiedzieli, że projekt osiągnął sukces.
2. Planowanie - tutaj ustalamy, jak długo będzie trwał projekt, ile osób będzie brało w nim udział, jaki będziemy mieć budżet do wykorzystania, jakie będziemy stosować plany awaryjne, jeżeli coś pójdzie nie tak, jakie są wrażliwe elementy projektu i co możemy zrobić, aby zapobiec sytuacjom kryzysowym. Dzięki stworzeniu dokładnego planu każdy jego uczestnik będzie znał dokładne szczegóły projektu, co skutkuje większą motywacją i lepszym osiąganiom tak zwanych kamieni milowych w projekcie. Plan pozwala nam na dokładne kontrolowanie czy wszystko się zgadza i czy uda nam się zrobić zadania w terminie.
3. Wykonywanie planu - tutaj ustalamy, co ile będzie dokładnie kosztować, następnie kto co będzie robił i za co będzie odpowiedzialny, opracowanie dokładnych terminów realizacji poszczególnych zadań oraz wykonanie działań zgodnie z harmonogramem. Przy ustalaniu konkretnego czasu na zadania należy zaplanować sobie również bufor czasowy, jakby jakieś zadania z nieprzewidzianych przyczyn miały mieć opóźnienia.
4. Kontrola - jest to ocena postępu prac względem ustalonego planu. Sprawdzamy, czy wszystko idzie zgodnie z terminem i zgadza się budżet. Czy każdy uczestnik projektu radzi sobie ze swoimi zadaniami, czy przy odpowiednich zadaniach trzeba zwiększyć ilość osób lub zmniejszyć, czy budżet można gdzieś zmniejszyć i czy w innym miejscu nie jest środków finansowych za mało.
5. Zamykanie projektu - jest to etap, który jest albo bardzo przyjemny lub wręcz przeciwnie w zależności od realizacji projektu. Tutaj ustalamy, czy osiągnięty rzeczywisty rezultat pokrywa się z założeniami, czy klient jest zadowolony, czy udało nam się osiągnąć cele. Uporządkowujemy dokumentacje tak, aby mogła ona być przydatna w realizacji przyszłych podobnych projektów. Sprawdzamy, czy przyjęte metody realizacji były dobrze wybrane, czy w przyszłości można coś zrobić lepiej, zastosować inną bardziej pasującą metodę. Niezależnie od tego, czy projekt był sukcesem, czy porażką wyciągamy wnioski na przyszłość.

Podejście zwinne jest to podejście w metodologii Agile. Zespół projektowy pracuje na zasadzie cyklów, które są konfrontowane z klientem w określonym czasie, np. cykle dwutygodniowe. Króluje tutaj tworzenie MVP (minimum viable product), czyli tworzenie minimalnej wersji tego, co klient oczekuje na samym końcu i po każdym cyklu ustalamy co jest potrzebne w kolejnym kroku. W taki sposób na bieżąco jest budowany produkt, co skutkuje większym zadowoleniem przy jego skończeniu. Osoba, która sponsoruje jakiś projekt, nie zawsze wie, czego dokładnie oczekuje od wersji końcowej np. przy projektowaniu strony internetowej dla danej firmy. Dlatego tez przedstawianie minimalnego produktu i ulepszanie go jest w takim wypadku lepszym podejściem niż zaplanowanie całości z góry.

Podejście ekstremalne jest wtedy, kiedy nie do końca jest precyzyjny cel projektu albo jego harmonogram. Są to najczęściej projekty naukowe, gdzie naukowcy nie do końca wiedzą, czy z danego eksperymentu są w stanie cokolwiek uzyskać i czy będzie to przydatne. Nie są w stanie określić, jak długi będzie to proces. Jednakże mimo tych wszystkich przeciwności należy w jakiś sposób zarządzać projektem, jego budżetem i harmonogramem, elastycznie dostosowując się do wyników i sytuacji. Należy mieć wyczucie, w którym momencie projekt może być dużym sukcesem albo w którym momencie należy go zamknąć, aby ograniczyć straty. Tutaj codziennie należy oceniać sytuację projektu.

W każdym projekcie są potrzebne osoby do jego realizacji, bez nich projekt by nie istniał, ani sam się nie wykonał. Kierownik projektu, sponsor oraz inni uczestnicy przypisani do odpowiednich zadań to ekipa projektu. Ważne jest, aby każdy był przypisany do zadania, do którego ma odpowiednie kwalifikacje. Dzięki temu każdy może się wykazać w projekcie i ma odpowiednią ilość motywacji do wykonania swojego zadania. Relacje powinny być oparte na jasnych i czytelnych zasadach, podział obowiązków powinien być jasno opisany i zrozumiały. Dobrze, aby działania projektowe pozwalały również na rozwinięcie umiejętności uczestników, ale jednocześnie nie przytłaczały. Świadomość i odpowiedzialność za swoje zadania zwiększa jakość ich wykonania. Rozumienie konsekwencji podejmowanych decyzji również jest ważną cechą osób biorących udział w projekcie. Działania zespołowe zwiększają poszerzaniu kompetencji oraz zwiększają ilość pomysłów na wykonanie konkretnego zadania.
Kierownik zespołu powinien pamiętać o zasadzie, że karcić należy w cztery oczy, a nagradzać publicznie. Jego podstawowymi cechami są wytrzymałość na stres, asertywność, racjonalne podejście do projektu oraz do problemów, rozumienie ludzi, którymi się zarządza, umiejętność motywacji, determinacja, umiejętność stworzenia synergii w projekcie między jego wszystkimi członkami.

Na koniec chciałabym, jeszcze wrócić do oceny projektu, gdyż jest to najważniejsza lekcja na przyszłość. Ocena powinna zawierać przede wszystkim opis realizacji projektu pokazujący podjęte działania i umożliwiający omawianie wniosków. Sprawdzenie, czy zostały zrealizowane cele projektu, analiza rezultatów. Zebranie ocen i opinii przekazywanych w trakcie realizacji projektu. Powinno zostać sporządzone dokładne rozliczenie finansowe. Dzięki gromadzeniu doświadczeń oraz zebranie ich w odpowiedniej formie dokumentacji organizacja nie gubi tej wiedzy, tylko zostaje ona na przyszłość, nie trzeba wynajdować koła na nowo. Gromadzenie takiej wiedzy ogranicza również ryzyko projektowe w przyszłych działaniach.

Dzisiaj projektami zarządza się coraz trudniej, są coraz większe wymagania co do jak najkrótszego czasu realizacji oraz do jak najniższych kosztów, dlatego też systematyczne poszerzanie swoich kompetencji jest bardzo ważne dla kierowników projektów.