Kelas Hari Ini @ Pengurusan Masa

Apakah ilustrasi di atas menggambarkan situasi anda sekarang? Adakah anda masih merasakan kekosongan di dalam hati walaupun telah bertungkus lumus sepanjang setiap hari?

Jika jawapan anda adalah YA, maksudnya anda tidak menumpukan perhatian kepada perkara-perkara yang penting dan telah secara tidak sedarnya menumpukan perhatian kepada perkara-perkara yang tidak penting pada setiap hari. Sebenarnya kehidupan kita ini bersamaan dengan masa yang kita ada. Apabila kita mengendalikan masa kita, beerti kita akan dapat mengendalikan kehidupan kita.

Ketahui Perbezaan di antara 'Penting' dan 'Segera'

Saya rasa ilustrasi di atas ini adalah tidak asing kepada kebanyakan orang. Ini merupakan kuadran masa bagi perkara-perkara yang penting atau tidak penting dan segera atau bukan segera. Kuadran masa ini boleh digunakan untuk membahagikan masa kita di antara perkara-perkara yang kita lakukan setiap hari.

Kuadran masa adalah berbeza bagi setiap orang. Tetapi perbezaan yang ketara boleh dilihatkan di antara pembahagian masa oleh orang biasa dan orang yang berjaya. Contohnya:

a) Orang Biasa

• Segera dan Penting: 25%
• Bukan Segera tapi Penting: 13%
• Segera tapi Tak Penting: 60%
• Bukan Segera dan Tak Penting: 2%

b) Orang Yang Berjaya

• Segera dan Penting: 30%
• Bukan Segera tapi Penting: 80%
• Segera tapi Tak Penting: 14%
• Bukan Segera dan Tak Penting: <1%

Merujuk kepada pembahagian masa di antara orang biasa dan orang yang berjaya, kebanyakan kita akan meluangkan masa kita yang lebih pada perkara-perkara yang segera tapi tidak penting. Manakala orang yang berjaya akan meluangkan masa yang lebih kepada perkara-perkara yang bukan segera tapi penting.

Contoh perkara-perkara berkaitan dengan perkerja di pejabat yang boleh disenaraikan bagi setiap kuadran masa:
a) Segera dan Penting:

• menyelesaikan krisis
• membetulkan kesalahan
• membuat semula
• mengejar had waktu

b) Bukan Segera tapi Penting:

• perancangan
• persiapan
• pencegahan
• menjalinkan hubungan
• meningkatkan kemampuan diri

c) Segera tapi Tak Penting:

• menjawab panggilan
• membalas emel
• menghadiri mesyuarat
• mendengar ucapan majikan

d) Bukan Segera dan Tak Penting:

• membawang/ berborak
• bermain permainan telefon bimbit
• menonton televisyen
• tidak melakukan apa-apa

Selalunya kebanyakan kita cuba untuk mengurangkan masa bagi perkara-perkara di dalam kuadran Q2. Hal ini kerana, perkara-perkara di dalam Q2 tidak mudah, mengambil masa, dan susah untuk membuahkan hasil. Tapi dengan mengendalikan perkara-perkara di dalam Q2 lah yang membuatkan seseorang itu boleh berjaya.

Dengan mengendalikan masa bagi kuadran Q2 iaitu perkara-perkara yang tak segera tapi penting akan memberikan visi yang lebih jelas, kehidupan lebih seimbang, meningkatkan disiplin, penguasaan diri, dan mengurangkan situasi yang krisis.

Di sini, saya ingin mengongsikan satu teknik pengurusan masa bagi mengendalikan perkara-perkara di dalam Kuadran Q2, yang telah saya pelajari hari ini:

1. Senaraikan Watak

Setiap orang mempunyai watak watak yang penting dalam kehidupan. Contohnya:
a) suami
b) jurutera
c) penulis
d) kristian

Daripada watak-watak ini, kita boleh menambahkan kata adjektif untuk menjadikan watak-watak ini sebagai target watak yang ingin kita capai:
a) suami yang sejati
b) jurutera yang rajin
c) penulis yang cekal
d) kristian yang alim

Tujuan kata adjektif ditambahkan adalah supaya kita akan menambahbaikkan diri kita ke arah watak penting yang kita sedang pegangkan.

2. Tentukan Matlamat

Untuk mencapai watak-watak yang telah disenaraikan, kita harus menentukan matlamat baginya.
Contoh matlamat bagi penulis yang cekal:

Sebelum 7 Mac 2020, saya akan menambahkan pos harian di steemit dari 2 ke 4 dengan merujuk kepada buku yang telah saya baca.

Cara menuliskannmatlamat ini boleh mengikuti formula S.M.A.R.T iaitu:

Specific and Measurable (khusus dan boleh diukur): 2 ke 4
Achievable (boleh tercapai): merujuk kepada buku yang saya baca
Relevant(boleh dikaitkan): watak penulis yang cekal
Time(masa): sebelum 7 Mac 2020

3. Tentukan Aksi

Selepas menentukan watak Dan matlamat, barulah kita boleh menentukan aksi atau perkara yang boleh kita lakukan untuk mencapai matlamat dan watak kita. Contohnya:
a) mencari dan membaca buku yang mempunyai maklumat yang berfaedah
b) menyenaraikan dan membina isi-isi penting
c) menyusunkan struktur pos dan gambar
d) menyelesaikan pos di steemit

Selepas menentukan aksi-aksi kita, kita harus meletakkannya ke dalam jadual waktu harian kita pada masa-masa yang tertentu. Dan aksi-aksi ini harus kita cuba laksanakan juga pada masa yang ditentukan.

4. Refleksi Harian dan Rancangan Mingguan

Sebelum tamatnya setiap hari, kita harus meluangkan sekurang-kurangnya 10 minit untuk merenung balik apa yang telah kita lakukan pada hari tersebut. Adakah perkara yang dilakukan dengan betul, efektif atau tidak, membantu atau tidak, apa yang boleh dibaikpulih dan sebagainya.

Pada akhir setiap minggu, kita harus meluangkan sekurang-kurangnya 30 minit untuk merancangkan perkara atau aksi berdasarkan progress harian pada minggu yang berlalu bagi mencapai matlamat dan watak. Apa yang dirancang ini adalah harus fleksibel dan boleh dilaksanakan atau kita akan menghadapi masalah untuk mengikuti apa yang telah dirancang kita sendiri.

konklusi:

Bagaimana kita boleh mengendalikan masa kita dengan lebih baik:

1. Senaraikan watak
2. Tentukan matlamat
3. Tentukan aksi dalam jadual waktu
4. 10 minit Refleksi Harian Dan 30 minit Rancangan Mingguan

TRIVIA:

Batu besar melambangkan perkara-perkara yang penting manakala batu kecil melambangkan perkara-perkara yang kurang atau tidak penting. Untuk menguruskan masa kita dengan lebih baik, kita harus jadikan kehidupan kita macam baldi B.

Sekian.

Posted using Partiko Android