Gestión de los documentos en una entidad
La Gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
La eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones, tanto públicas como privadas. En los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información documental.
Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
El ACUERDO 060 del 30 de octubre de 2001 pautas para la administración de las comunicaciones oficiales: Artículo tercero; Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la ventanilla única o unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
De acuerdo a la recepción de documentos que son un Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 2, 3, 5, 8 y 10. clasificación de los documentos:
• Comunicaciones Institucionales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones. Estas ameritan un trámite y deben ser radicadas.
• Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No deben ser radicadas.
• Documentos contables: Facturas, extractos, etc.
• Publicaciones: Revistas, libros, propaganda.
La distribución de los documentos se da por medio de:
- correspondencia interna: Donde se cuenta con la original y la copia, además que se marca el papel el nombre de la dependencia a la cual se quiere dirigir el documento.
- Correspondencia por correo certificado: Las cartas remisoras a despachar deben ir en original y copia. Estas deben ser elaboradas a partir de los datos del destinatario. La OGD elabora una etiqueta que contiene los siguientes campos: código de la dependencia, serie o subserie, consecutivo, radicado de despacho, fecha, folios y anexos.
- Correspondencia por vía fax o e-mail: Debe contener el formato de transmisión de documentos.
En los tramites de los documentos el recorrido de los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la universidad en cumplimiento de sus funciones.
Finalmente, en el embalaje de los documentos.
El empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto. Pero cuando se habla de la gestión o cubierta en otro tipo de material, donde se guarda el documento al momento de su despacho para despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario.
El embalaje generalmente suele asociarse para cantidades mas grandes de documentos o acervos que requieren ser trasladados, buscando conservar sus propiedades antes de iniciar el recorrido, durante el mismo y al final de sus entregas. Se diligencia un formato con los datos mas relevantes del documento, generalmente se traza un diseño especifico según la empresa y los criterios documentales que se tengan en ella.
El envió en primera medida se necesita tener claridad sobre la forma de envío que se desea realizar. Definido el nivel geográfico de su traslado y las condiciones de empaque y seguridad; estos procedimientos deben garantizar que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones en su contenido.
