Как руководителю покупать одежду и обувь "за счет фирмы"

Одно из ошибочных мнений слабоумных руководителей компаний заключается в том, что они считают деньги на расчетном счете компании своими собственными. Соответствующее и к ним отношение может длиться долго, но не бесконечно. А именно, - до налоговой проверки.

Одним из основных проблемных вопросов является способность юридического лица доказать обоснованность расходов для осуществления хозяйственной деятельности. Так как они уменьшают налогооблагаемую прибыль, то каждая нестандартная ситуация вызывает у налоговиков большое желание исключить ее из расходов организации. Тем более, если она может быть использована в качестве "личных расходов".

Для того, чтобы обосновать приобретение генеральным директором одежды, обуви и аксессуаров, как расходы, призванные к поддержанию имиджа компании необходимо заблаговременно подготовить комплект документов.

Такими, оправдывающими расходы документами могут быть:

• организационно-распорядительный документ (ОРД) в виде например, приказа о необходимости приобретения делового костюма, обуви и аксессуаров с целью поддержания делового стиля руководителя и имиджа компании,
• в этом же приказе (или отдельном) необходимо установить сроки их эксплуатации,
• документы о поступлении костюма в собственность работодателя, а не работника. То есть естественно должен быть полный комплект первичных документов, в том числе безналичная оплата одежды с расчетного счета компании, а не кассовый чек из бутика, оплаченный банковской картой гендира.

Все это в совокупности должно подтверждать легенду об осуществлении расходов юридичским лицом в процессе своей деятельности и доказывать экономическую обоснованность расходов.

Также не лишним будет включение в трудовой договор, заключенный с руководителем, формулировки о возмещении расходов работнику в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей.

Такие расходы также и не должны быть чрезмерными. В рамках проверочных мероприятий ФНС может запросить банки о движениях денежных средств по банковским счетам руководителя, допросить сотрудников о фактах приобретения руководством материальных ценностей для личных нужд, а также сопоставить рыночные цены с ценами покупок организации.

При грамотном и доскональном отношении к таким расходам отстоять свою правоту вполне возможно, в том числе и в судах, которые зачастую принимают сторону налогоплательщика.