Strategie für euren Berufserfolg: Kenne deine Zahlen und Fakten!

Gerade von Berufsanfängern hört man nach einer Frage zu ihrem Tätigkeitsbereich oft: "Das weiß ich nicht genau, muss ich nochmal nachschauen". Natürlich ist das teilweise verständlich. Als Berufsanfänger in den ersten 1-2 Jahren kann man nicht von Anfang an alles wissen, sondern benötigt einige Zeit zur Einarbeitung.

Letztlich ist das aber nur eine Erklärung, keine Entschuldigung. Auch für Berufsanfänger gilt: Ihr müsst eure Zahlen und Fakten kennen - jedenfalls die, die euren unmittelbaren Arbeitsbereich betreffen! Alles andere wirkt chaotisch und unprofessionell. Ihr erzeugt den Eindruck, dass ihr eure Sachen nicht im Griff habt. Verlasst euch nicht darauf, dass ihr die Dinge mit der Zeit schon von selbst lernen werdet. Das wird zu lange dauern. Befolgt diese Tipps um eure Zahlen und Fakten immer zu überblicken:

1) Lernt eure wichtigsten Fakten auswendig

In jedem Tätigkeitsbereich gibt es Fakten die so wichtig und grundlegend sind, dass ihr damit rechnen müsst regelmäßig danach gefragt zu werden. Versucht möglichst früh zu verstehen, welche Fakten das für eure Position sein könnten, und erweitert diese Liste anhand eurer Erfahrung der ersten Wochen und Monate. Stellt sicher, dass ihr die Fakten im Kopf habt und bei Nachfragen sofort verlässliche Auskunft geben könnt. Wenn nötig, setzt euch mit den Informationen Abends hin und lernt sie auswendig. Das sind Beispiele für Fakten, die ein einschlägiger Mitarbeiter vermutlich auswendig können sollte: 

• Sales / Key Account Manager: Anzahl der (von ihm) betreuten Kunden, Umsatz und Rohgewinn der betreuten Kunden, Zielerreichung der aktuellen und letzten Periode (z.B. Umsatzziel im letzten Quartal zu 115% erfüllt), Überblick über sensible Kundenvorfälle der letzten Monate 
• Produktmanager: Rahmendaten für Kernmärkte (z.B. Marktgröße, Umsatz- und Absatzzahlen), Rahmendaten für betreute Produkte (z.B. Herstellkosten und Verteilung auf einzelne Komponenten, wichtige Weiterentwicklungen der letzten Monate) 
• Unternehmensentwicklung / Stabsstelle: Datum und (vorläufige) Agenda der nächsten Vorstandsmeetings, Kernergebnisse der letzten Analysestränge 

2) Überlegt euch vor jedem Meeting die wahrscheinlichsten Fragen

Die meisten Meetings sind schon mehrere Tage bevor sie stattfinden terminiert und ihr solltet euch auf sie vorbereiten. Versucht genau zu verstehen, welche Kollegen anwesend sein werden und was die Ziele des Meetings sind. Wenn ihr auch teilnehmt, wird das nicht ohne Grund geschehen - in der Regel wird implizit oder explizit von euch erwartet werden, dass ihr bei Rückfragen zu eurem Tätigkeitsbereich auskunftsfähig seid. Natürlich kann man Informationen immer auch nachreichen, es wirkt aber deutlich souveräner und ist für das Meeting hilfreicher, wenn ihr eure Antworten parat habt.

Die meisten Fragen sind vorhersehbar. Versucht euch in die teilnehmenden Kollegen hineinzuversetzen. Wenn ein Controller teilnimmt, werden ihn vermutlich Umsatz- und Kostendaten interessieren. Ein Kollege der Marketingabteilung wird vermutlich verstehen wollen, wann eure Abteilung soweit ist, dass die Ergebnisse für kommende Marketingkampagnen genutzt werden können, usw. Bei einer guten Vorbereitung könnt ihr euch schon frühzeitig die Antworten zurechtlegen und tragt auf diese Weise zum produktiven Ablauf bei. 

3) Erstellt eine Mappe mit euren wichtigsten Zahlen und Fakten

Niemand kann alles wissen. Immer wieder werdet ihr mit Detailfragen konfrontiert werden auf die ihr die Antwort nicht auswendig wissen könnt. "Wie viel Umsatz haben wir mit diesem Produkt im dritten Quartal des letzten Jahres gemacht?", "Wie wieviele Schrauben sind im Bodenteil der neuen Maschine verbaut?" oder "Hat Frau Müller in der Region Südwest im Februar ihre Umsatzziele erreicht?" sind Fragen mit denen ihr je nach Position konfrontiert werden könntet, deren Antwort ihr vermutlich aber nicht parat haben werdet.

Für solche Fälle bietet es sich an eine kleine Mappe anzulegen mit zentralen Hintergrundinformationen und Statistiken, die für euren Tätigkeitsbereich relevant sind. Diese Mappe könnt ihr ab sofort immer zu wichtigen Meetings und anderen Gesprächen mitnehmen. Auf diese Weise seid ihr auch bei ungewöhnlichen Fragen auskunftsfähig. Sie wird euch - ähnlich wie der Spickzettel in der Hosentasche den man dann doch nicht braucht - auch Selbstsicherheit in Meetings geben, weil ihr wisst,  ihr könnt alles Wichtige nachschlagen, solltet ihr etwas vergessen.