Wie bekomme ich alles unter einen Hut? Zeit- und Projektmanagement umsetzen lernen!

So viel zu tun, so wenig Zeit!

Wie schaffe ich es, alle meine Aufgaben unter einen Hut zu bringen und gleichzeitig noch genügend Zeit für mich selbst zu haben? Im folgenden Eintrag möchte ich Euch einen Einblick in meine Selbstorganisation gewähren und hoffe gleichzeitig Euer Leben etwas leichter und dadurch auch lebenswerter gestalten zu können!

Ich kann mir das schon behalten! Diesen Trugschluss habe ich aus meiner Schulzeit ins Studium mitgetragen. Schon während der Schule hätte mir auffallen müssen, dass das System nicht funktioniert. Schließlich habe ich oft genug vorm Unterricht die panische Frage "Wir hatten Hausaufgaben auf?!" aus meinem Mund fallen hören - irgendwie hat es dort aber noch gereicht.

Das Studium, unabhängig vom Fach, weist einen deutlichen Unterschied zum Schulunterricht auf, der einem spätestens zur Klausurphase schmerzlich bewusst wird. Nämlich dieses ominöse Selbststudium. Hat es in der Schule noch gereicht Lernaufgaben in die Woche vor den Klassenarbeiten zu verlegen, wird einem dieses Verhalten an der Universität zum Verhängnis. Denn anstatt eines Abiturs schreibt man im schlimmsten Fall mehrere in einer Woche.

Bild: wikimedia.org

Zudem kamen weitere außeruniversitäre Verpflichtungen dazu, die meine Zeit mehr als effektiv verschlungen haben. Lebenspartner, Freundeskreise, Vereinstätigkeiten, Kultur, Hobbies, Nebenjobs und die extrem wichtige Zeit für mich. All das möchte man in seinem Leben auf keinen Fall missen. Schnell habe ich mich vor einem innerlichen Berg der Überforderung wiedergefunden. Das schlimmste daran? Die Verzweiflung des eigenen Scheiterns, die nicht lange auf sich warten lässt. Man weiß nicht, wo man anfangen soll und wie man das Angefangene zu Ende bringt. Und an den schweißgebadeten Gesichtern meiner Kommilitonen (Mitstudenten) konnte ich während der Klausurphasen unschwer erkennen, dass es nicht nur mir so geht. Während meines Jahres in einer Steuerberatungskanzlei durfte ich beobachten, dass auch Menschen, die einem geregelten Arbeitsverhältnis nachgehen schnell an ihre Belastungsgrenze geraten. Der Arbeitgeber fordert zu viel, man verdient zu wenig, Zuhause warten Frau und Kinder. Eine Kollegin von mir wurde mit Burn-out krankgeschrieben und hat kurz danach ihren Dienst quittiert.

Das muss doch besser gehen?

Angetrieben von der eigenen Verzweiflung habe ich mir diese Frage gestellt und schnell verschiedene Lösungsansätze gefunden. Der erste und naheliegendste war die Anschaffung eines Terminkalenders (nutze ich heute übrigens immer noch!). Das funktioniert am Anfang auch recht gut, allerdings schreit so ein Terminkalender nach ständiger Pflege. Das Übertragen von geplatzten Terminen und Aufgaben ist zeitintensiv und je genährter das Büchlein wird, desto unübersichtlicher wird es leider auch.

Bild: wikimedia.org

Mein nächster Ansatz war das digitale Projektmanagementtool Asana. Dazu werde ich in den kommenden Tagen ein kleines Tutorial erstellen, da es mir bis heute durch automatisierte Erinnerungen und Übersichtlichkeit gute Dienste leistet. Da ich allerdings auch ein Fan von analogen Lösungen bin, habe ich vor über einem halben Jahr die Methodik Scrumban in mein Leben gelassen, die ich Euch hier auch vorstellen möchte. Bevor ich Euch Scrumban näher bringe, erzähle ich Euch ein bisschen was über die zugrunde liegenden Prozesse. Wem das zu viel Text und Information ist, darf gerne zur Überschrift Scrumban springen! Scrumban ist eine Symbiose aus den Projektmanagement-Methoden Scrum und Kanban, die sich neben der beruflichen Organisation auch wunderbar einfach auf die private übertragen lässt. Die Grundlagen von Scrum und Kanban werde ich in den folgenden Absätzen erläutern. Hierfür berufe ich mich hauptsächlich auf eine Hausarbeit von Oliver Kurmis (https://www.kurmis.com/files/scrumban.pdf).

Scrum

Scrum ist in den Firmen dieser schönen Erde eines der (wenn nicht sogar das) meist verwendete Projektmanagement-Modell. In Scrum unterteilt man ein Projekt zu Beginn in kleine Arbeitspakete, anstatt das Projekt vorher in Gänze durchzuplanen. Das ist ein signifikanter Unterschied zu traditionellen Methoden. Oft sitzt man an seinem Schreibtisch und überlegt mehrere Stunden, damit das Projekt auf dem Papier vor Beginn quasi fertig ist. Während des Projektes werden aber schnell Änderungen notwendig und das tolle Strukturpapier ist hinfällig. Das sorgt nicht nur für eine gehörige Portion Frust (immerhin sind die wertvollen Arbeitsstunden futsch), sondern auch für unnötige zusätzliche Arbeit.

Diesem Umstand wirkt die Portionierung des Großprojektes in kleinere Teilprojekte entgegen. Diese Teilprojekte werden dann gebündelt und nach Priorität abgearbeitet. Bevor man also das Malochen anfängt, muss man auch die Wichtigkeit festlegen. Die Abarbeitung der einzelnen Teilprojekte erfolgt in zeitlich fixen Abständen. Gängig sind hier 2-4 Wochen pro Teilprojekt. Man spricht von sogenannten Sprints. So entstehen in regelmäßigen Abständen vorzeigbare Zwischenergebnisse, die man mit seinem Chef oder Auftraggeber durchsprechen kann. Vor jedem Arbeitstag setzt sich das Team auch zum Daily-Scrum zusammen, der dem Informationsaustausch und Erfahren des Arbeitsstandes dienen soll. Dieses Meeting sollte nie länger als 15 Minuten dauern.

Bild: wikimedia.org (Scrum-Prozess)

Allerdings weist Scrum einige (teils schwerwiegende) Nachteile auf, die sogar dafür sorgen, dass Teams intuitiv zu Scrumban wechseln!

• Geringe Planbarkeit (kaum belastbare Aussagen zum anfallenden Aufwand)
• Trägheit (Änderungen haben oft mehrere Sprints Verzögerung)
• Mangelnde Struktur (die Arbeit innerhalb eines Sprints ist mitunter stark chaotisch)
• Steigende Belastung (zu den Deadlines der Sprints springt die Belastung der mitarbeitenden Menschen teils exponentiell an)

Kanban

Kanban entspringt dem Japan der 1940er Jahre. Genauer kommt Kanban sogar von Toyota (ja, das "Nichts-ist-umöglich-Toyota"). Toyota hat diese Methode entwickelt, um den Abstand auf die amerikanischen Wettbewerber zu verringern, was auch überraschend gut geklappt hat. Toyota ist heute immerhin der produktionsstärkste Autokonzern der Welt.

Der industrielle Grundgedanke hinter Kanban ist es die Kosten der Produktion zu verringern und gleichzeitig die Qualität der Produkte zu verbessern. Unter die zu optimierenden Ressourcen fielen auch Zeit, Personal und Kapital.

Das Wort Kanban setzt sich übrigens aus den japanischen Zeichen kan=sehen und ban=Tafel zusammen. Diese Wortschöpfung fasst wunderbar die zwei Grundregeln zusammen, die ich nachher noch aufführen werde. Wichtig ist an dieser Stelle aber das Wissen, dass man Karten verwendet.

Diese Karten spiegeln im Produktionsprozess einen Behälter einer bestimmten Größe, der eine festgelegte Anzahl von Bauteilen beinhaltet, wider. Das klingt jetzt auch erstmal komplizierter als es ist. Am besten stellt man sich hier eine Box mit 5 Schrauben, einer Platine und 3 Kabeln vor. Mehr ist es im Prinzip auch wirklich nicht.

Die Anzahl der im Umlauf befindlichen Karten ist außerdem begrenzt und verhindert dadurch, dass zu viel auf Lager produziert wird. (Immerhin kostet Überproduktion eine erhebliche Stange Geld)

Nach dem Pull-Prinzip nimmt sich ein Mitarbeiter (in diesem Fall spricht man von der Senke) unseren Behälter aus dem Regal (Zwischenlager) und verarbeitet die darin befindlichen Bauteile zu einer, sagen wir mal, Steuerungseinheit. Diese Steuerungseinheit packt er dann wieder in einen Behälter und schiebt sie ins nächste Regal (das nachgelagerte Zwischenlager). Seine Funktion ist hier die Quelle. Überschreitet die Füllung des Regals 80% (fiktiver Wert), kommt es zu einem Produktionsstopp (wir wollen ja nicht überproduzieren). Unterschreitet die Füllung des Regals allerdings 20% (ebenfalls fiktiver Wert ;)), muss unbedingt nachproduziert werden!

Bild: wikimedia.org

Auf diese Weise werden Probleme und Engpässe sehr schnell aufgezeigt und Gegenmaßnahmen können ergriffen werden. Wer sich noch an die Wortzusammensetzung erinnert, dem fällt ein, dass die Tafel noch fehlt. Alle Regale (Zwischenlager) werden auf einer, für Mitarbeiter gut sichtbaren, Tafel z.B. als Spalte visualisiert und für die einzelnen Produktionsstufen legt man ganz einfach Zeilen an. So entstehen Zellen, die mit den Karten gefüllt werden können. (Auch die Karten für leere Behälter finden ihren Platz auf der Tafel)

So erkennt man auf einen Blick den Bestand der einzelnen Zwischenlager.

Kanban ist ein überaus flexibles System, da es sich aus zwei einfachen Regeln zusammensetzt:

• Visualisiere den Arbeitsfluss (auf der Tafel)
• Begrenze die Arbeit in jeder Phase des Prozesses mit Work-in-Progess-Limits (bedeutet, dass die Zelle nur mit einer bestimmten Anzahl Karten gefüllt werden darf)

Das Schöne an Kanban ist, dass man die Tafel einfach nach den eigenen Anforderungen gestalten kann. Der eigenen Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt! Man ändert einfach ToDo, In Arbeit und Erledigt und schon hätte man eine Ansichtsweise, die man privat ebenfalls gut nutzen kann.

Bild: wikimedia.org

Leider gibt es auch bei Kanban einige Nachteile, die man nicht so einfach von der Hand weisen kann.

• Geringe Planbarkeit (bei Umsetzung großer Projekte)
• Geringe Übersichtlichkeit (so eine Tafel kann bei den bösen Großprojekten überraschend fix unübersichtlich werden)
• Eine längere Durchlaufzeit

Kanban eignet sich (aus eigener Erfahrung) allerdings sehr gut für Kleinunternehmen und Startups!

Scrumban

Was ist jetzt dieses Scrumban, was wortwörtlich mein Leben umgekrempelt hat? Wie ich eingangs erwähnt habe, handelt es sich hierbei um eine Symbiose zwischen den beiden vorgestellten Methoden, die man nicht nur für die bessere Team- (Büro-, was auch immer!), sondern auch für die Selbstorganisation verwenden kann.

Was brauche ich?

Die Zutatenliste ist denkbar gering. Am besten eignet sich ein Whiteboard (es geht auch ein großer Papierbogen), ein Whiteboardmarker (wenn das Board nur für Scrumban benutzt wird, empfiehlt sich ein Permamentmarker) und Klebezettel. Das Board unterteilt man sich nach Belieben in einzelne Felder.

Ich habe hier mal meine Tafelaufteilung schematisch dargestellt (und hoffe, dass man meine Handschrift lesen kann - habe mir außerordentlich viel Mühe gegeben!). Ich setze mich jeden Sonntagnachmittag in Ruhe hin und überlege mir, welche Aufgaben anfallen. Die einzelnen Wochentage habe ich für mich auf 6 Stunden Arbeitszeit beschränkt (macht 30 Stunden pro Woche). Zusätzlich gibt es einen Puffer von einer Stunde pro Tag. An einem Arbeitstag erledige ich also 5 Zeitstunden vorher definierter Arbeit. Dann klebe ich auf mein Board die mit meinen Aufgaben versehenen Klebezettel.

Ich möchte hier mal anmerken, dass ich in meinen 30 Stunden tatsächlich deutlich mehr schaffe, als Kollegen, die 50 Stunden pro Woche abrackern... Man wird nämlich unglaublich effektiv im Erledigen. Außerdem ist das Verschieben der Zettelchen ziemlich belohnend. Am Ende der Arbeitswoche reiße ich dann die geschafften runter und schmeiße sie in den Papiermüll, was jedes Mal ein Happening ist. Wenn ich vor Ablauf der Woche alle Aufgaben erledigt habe, ist übrigens für mich Wochenende, egal, wie viele Stunden noch übrig sind - mein Chef sieht das genauso!

Was steht auf den Klebezetteln
Auf den Klebezetteln steht die Aufgabe und das angepeilte Zeitfenster. Ich achte hierbei darauf, dass die Arbeiten nicht zu unwichtig und kleinteilig werden. Als Beispiel:

• Terrestriche Biogeochemie lernen (2h)
• Literaturrecherche Hausarbeit Bodenschutz (2h)
• Nebenjob (1h)
• Nicht den Puffer von einer Stunde vergessen ;)

Wenn man diese Methode in einem Büro anwendet, kann man die Zettelchen noch mit Kürzeln versehen. So ist auf einem Blick zu sehen, wer was erledigen muss. Bitte achtet darauf, dass bei Mitarbeitern nicht das Gefühl der Überwachung entsteht, das ist absolut kontraproduktiv! Es geht hier lediglich um die Steigerung der Effektivität. Man kann z.B. Freitagvormittag ein sit-in machen und durchsprechen, was alles erledigt wurde und was nicht. Dann reißt man gemeinsam die erledigten Zettelchen runter. Man kann auch eine Art Belohnungssystem einführen. Wer alle seine Aufgaben erledigt, darf in der nächsten Woche 2h weniger arbeiten. Oder es ist Wochenende, wenn man alle Aufgaben erledigt hat. Die Arbeitsleistung des Büros steigt so oder so enorm an!

Wie funktioniert es?

Ich habe jetzt am Montag also 3 Zettelchen mit insgesamt 5h Arbeitsleistung kleben. Wenn ich mich jetzt ans Lernen setze, schiebe ich das Lern-Zettelchen in Feld 2. Es ist immer nur ein Zettelchen in Feld 2! (Wenn mehrere Personen das Board benutzen befinden sich analog so viele Zettel in Feld 2, wie es Mitarbeiter gibt.)

Diese Grundlage ist wichtig, damit man sich nicht in vielen Aufgaben, die man gleichzeitig bearbeiten will, verzettelt. Das ist das aus Kanban übernommene Work-in-Progress-Limit!

Wenn ich die Aufgabe erledigt habe, wandert der Zettel in Feld 4 - erledigt. Wenn man noch auf Zuarbeiten oder Freigaben warten sollte, landet der Zettel in Feld 3.

Feld 5 ist die Zelle für Aufgaben, die man nicht geschafft hat. Das ist keine Schande! Der Zettel wird dann einfach für die nächste Woche übernommen.

Feld 6 ist für wiederkehrende Aufgaben. Man muss die Büroablage ja nicht jede Woche neu schreiben, oder?

Tipps und Tricks

• Man kann die Zettelchen in unterschiedlichen Farben verwenden, um verschiedene Prioritäten anzuzeigen. Die Fertigstellung einer Hausarbeit ist deutlich wichtiger als Blumgen gießen. Ich würde hier aber maximal drei Farben verwenden. Besser sind zwei, sonst wird es unübersichtlich.
• Man schreibt einer Aufgabe nie mehr Zeit zu, als man an einem Arbeitstag zur Verfügung hat! Sollte eine Aufgabe mal mehr Zeit in Anspruch nehmen, unterteilt man sie in zwei kleinere Aufgaben - Problem gelöst.
• Projekte, die in ferner Zukunft liegen, kann man, um sie nicht aus den Augen zu verlieren, auf eine extra Tafel kleben.

Was hat es mir gebracht?

Die Benutzung von Scrumban hat meine Art und Weise zu arbeiten essentiell verändert. Wie hat es das geschafft? Tut man sich am Anfang noch wirklich schwer mit der Definierung von Aufgaben und der Schätzung der Zeit, wird man nach einigen Wochen unfassbar schnell darin. Aufgaben, die vorher gerne mal drei Stunden gedauert haben, werden im Handumdrehen erledigt.

Man schärft seinen Blick für die wirklich wichtigen Aufgaben und steigert seine Arbeitsleistung erheblich. Dadurch hat man dann endlich die Zeit, die man für die wichtigen Dinge im Leben braucht. (Kaffeetrinken mit der Liebe seines Lebens)

Struktur erhält Einzug in einen vorher zufällig geschehenden Wochenablauf. Und das wirklich Wichtigste:

Durch das Arbeiten an nur einer Aufgabe, bringt man immer alles zu Ende!!

Ich hoffe ich konnte einigen mit meinem Eintrag helfen, ihr Leben lebenswerter zu gestalten und nicht mehr an (tatsächlich!) kleinen Aufgaben, die so groß scheinen, zu scheitern.

Gerne beantworte ich Euch alle Fragen, die ihr dazu habt in den Kommentaren!

Beste Grüße

Alexander