Cómo evitar la pérdida/modificación de documentos digitales en tu empresa

Para evitar la pérdida de documentos digitales en tu empresa es oportuno crear un sistema de gestión de control de documentos con la finalidad de cumplir con cada uno de los procesos y prácticas en donde estos se puedan revisar,
modificar, crear, emitir y al mismo tiempo disponer de buena accesibilidad.

De esta manera se garantiza que la documentación dentro de las empresa sea de confianza para sus usuarios al mantener información actualizada y aprobada de forma correcta; esto otorga cierta facilidad a la hora de completar las actividades laborales al tener acceso directo a toda la información gracias a la organización que se lleva a cabo al implementar un control de documentos.

Asimismo, en las normas ISO 9001 se conoce como un requisito para establecer los fundamentos al momento de elaborar, mantener y renovar el soporte de documentos para los sistemas de gestión de la calidad. A partir de la información recolectada en el control de documentos determinará las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión.

En este sentido, la aplicación de un control de documentos en la organización interna de una empresa permite obtener grandes beneficios al ordenar los procesos internos de la compañía logrando así añadir la documentación faltante, alertar sobre futuros problemas y optimizar los procesos de acción correctiva.

Control de Documento y normas ISO

Para el cumplimento de las normas ISO 9001 es necesario contar con un control de documentos actualizado cuya información sea verificada y pueda otorgar seguridad sobre su contenido; toda información acerca del Sistema de Gestión de Calidad debe estar plasmada para su manejo eficaz dentro de los procesos internos de la compañía.

Según la norma ISO 90001 el control de documentos debe certificar que la información de la empresa esté disponible para su uso sin importar el momento en el que se necesite, además de garantizar su protección adecuada para evitar riesgos de pérdida de confidencialidad.

Por otro lado para la certificación ISO 9001 se deben emplear actividades durante el proceso de control de documentos tales como:

• Correcta distribución de la información.
• Rápido acceso.
• Fácil recuperación de la documentación.
• Correcta preservación y almacenamiento de archivos importantes.

Asimismo, si una empresa ha realizado la tarea de documentar cada uno de sus procesos y se encuentra en la necesidad de actualizarlos para obtener mejores resultados, estos cambios deberán estar reflejados e identificados con diferente tipografía dentro del control de documentos; de esta forma se podrán notar los cambios empleados rápidamente.

¿Cómo implementar el control de documentos?

Las normas ISO 9001 cuentan con un procedimiento fundamental para el sistema de gestión de calidad que permitirá establecer las bases correctas dentro de los departamentos de la empresa; cada una de las compañías deben adaptar los procesos según su conveniencia pero sin perder los principios que las normas promueven para garantizar un excelente funcionamiento en las actividades.

Entre el proceso del control de documentos tenemos las siguientes etapas:

Aprobación de los documentos: Es obligatorio establecer los criterios y responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos junto a la evidencia de la misma; la empresa deberá definir los sistemas para la redacción, revisión y aprobación de los documentos con sus respectivas responsabilidades y procedimientos.

Revisión y actualización: Para crecer conforme pasan los años es oportuno que los documentos se sometan a cambios cada cierto tiempo;establecer criterios basados en la mejora continua para perfeccionar los procesos es una buena práctica.

Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos: La empresa define metodologías para identificar las versiones anteriores y actuales de los documentos para mantener una secuencia coherente entre los documentos.

Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso: La distribución se puede realizar de forma física o digital pero es importante que aseguren un acceso rápido y fácil a la documentación para las personas según sus responsabilidades y tareas.

Mantener los documentos legibles e identificables: Es necesario crear sistemas para identificar los documentos, normalmente se utilizan códigos, logotipos y títulos para su accesibilidad.
Control de documentos externos: Los documentos externos que sean útiles para las actividades se controlan al igual que los internos.

Control de documentación obsoleta: Al momento de aprobar nuevas versiones de los documentos se establecerá un procedimiento para retirar los documentos obsoletos para mejor manejo de la información.

En este sentido, para un control de documentos se deben emplear distintos procesos en los departamentos internos que ayudarán a mejorar la situación actual de la empresa; todo esto es más sencillo al momento de contar con un software como QualityWeb 360 que permite una administración de documentos más sencilla desde la nube.

Evitar Pérdidas o Modificaciones de Documentos

En una empresa sin importar su tamaño existen gran variedad de procesos que requieren de mucha atención, el control de documentos es uno de ellos pero trae consigo muchos beneficios que ayudarán a mejorar el sistema de gestión de calidad hasta superar las expectativas de los clientes.

Algunos consejos para mejorar el control de documentos son los siguientes:

La documentación debe ser accesible: Es importante que todos los trabajadores cuenten con la información necesaria de forma rápida y sencilla; esto permite solucionar problemas y evitar consecuencias de una mala organización.
Identificar los documentos: Asignar códigos únicos para los documentos contribuirá a crear una metodología que todos los trabajadores sepan manejar; de esta forma se encontrarán y distribuirán los documentos fácilmente.

Informa a todos al actualizar: Además de contar con un sistema para llevar una secuencia coherente en las actualizaciones de los documentos, es recomendable informar a los demás departamentos acerca de la misma; un software como QualityWeb 360 simplifica esta clase de tareas y acelera los procesos.

Finalmente, en QualityWeb 360 tendrás la oportunidad de aprovechar cada una de las funciones del software de manejo de información para implementar de manera exitosa un control de documentos actualizado que permita la mejora continua en los procesos internos de la empresa y cumpla con los objetivos; no olvides que encontrarás los profesionales con mayor experiencia en la industra para alcanzar tus metas.

(Este artículo fue solicitado en un principio por el señor Bonifacio Roberto Sandoval Castro; @robertsa2004 en freelancer. com pero no fue pagado. Este señor es un estafador y podrá encontrar más información en Twitter buscando su nickname)